Backoffice: Das oft unterschätzte Rückgrat eines Unternehmens

Backoffice: Das oft unterschätzte Rückgrat eines Unternehmens

Das Backoffice und das Project Management Office (PMO) mögen unterschiedliche Aufgaben und Schwerpunkte haben, doch teilen sie sich eine wesentliche Gemeinsamkeit: Beide sind unverzichtbare Säulen für den Erfolg eines Unternehmens.  

Während das Backoffice den operativen Alltag absichert, unterstützt das PMO Projekte bei der Ausrichtung auf strategische Zielstellungen. Dabei zeigen die gemeinsamen Fähigkeiten und Soft Skills – insbesondere Empathie, Kommunikationsfähigkeit und Organisationstalent –, wie eng die beiden Bereiche miteinander verbunden sind. Beide unterstützen die Hauptgeschäftsprozesse, indem sie Strukturen schaffen und für Stabilität sorgen, sodass sich operative und strategische Einheiten auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Dafür agieren sie oft im Hintergrund.

In diesem Beitrag beleuchten wir mit Ina Bellmann, Backoffice- & PMO-Managerin der Sanssouci-ITSM GmbH, die Gemeinsamkeiten und Unterschiede der beiden Bereiche, welche Fähigkeiten und Soft Skills sie gemeinsam haben und welche Rolle Empathie spielt.  

Sowohl das Backoffice als auch das PMO haben das Ziel, Prozesse effizienter und effektiver zu gestalten – sei es durch optimierte Verwaltungsabläufe im Backoffice oder standardisierte Projektmanagement-Prozesse im PMO.  

Beide Bereiche verwalten Ressourcen: Das Backoffice konzentriert sich auf administrative und unterstützende Tätigkeiten wie Buchhaltung, Personalverwaltung, IT-Support und Einkauf, während das PMO eine strategischere Rolle einnimmt. Es unterstützt Projekte, indem es die Planung, Steuerung und Überwachung mit verantwortet, Projektmanagement-Methoden standardisiert und Teams bei der Zielerreichung begleitet.

Die Aufgaben in diesen Bereichen sind oft routiniert und wiederkehrend. Ihre erfolgreiche Bewältigung erfordert eine gezielte Kombination aus fachlichen Kompetenzen und Soft Skills. Während sich die Aufgabenbereiche unterscheiden, bleiben die grundlegenden Anforderungen an Organisation, Kommunikation und Problemlösung ähnlich. Besonders die Fähigkeit, mit Empathie auf andere einzugehen, schafft in beiden Bereichen die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und nachhaltige Ergebnisse. Ob im operativen Tagesgeschäft oder in der strategischen Projektunterstützung – die Menschen hinter den Prozessen machen den Unterschied.

Benötigte Fähigkeiten im Backoffice und PMO

  • Durchsetzungskraft
    Schafft klare Strukturen und stellt deren Einhaltung sicher. Im Backoffice sorgt sie dafür, dass Vorgaben umgesetzt, Fristen eingehalten und operative Abläufe stabil bleiben. Im PMO ermöglicht sie die Priorisierung von Aufgaben, das Moderieren von Kompromissen und das konsequente Umsetzen von Entscheidungen, um Projekte zielgerichtet voranzutreiben.
  • Zeitmanagement
    Ein effektives Zeitmanagement ist essenziell. Im Backoffice bedeutet dies, administrative Aufgaben zu priorisieren und rechtzeitig zu erledigen. Im PMO ist die Einhaltung von Zeitplänen und Deadlines entscheidend, um den Erfolg eines Projekts zu gewährleisten.
  • Empathie
    Oft unterschätzt, aber entscheidend: Im Backoffice verbessert Empathie die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern und schafft ein positives Arbeitsklima. Im PMO ermöglicht sie ein tieferes Verständnis für die Bedürfnisse und Motivationen von Teammitgliedern und Stakeholdern, hilft Konflikte zu lösen und stärkt die Motivation im Team.
  • Kommunikationsstärke
    Klare Kommunikation ist unverzichtbar. Im Backoffice sorgt eine präzise Informationsweitergabe zwischen Abteilungen und externen Partnern dafür, dass alle relevanten Informationen rechtzeitig und präzise weitergegeben werden. Im PMO gewährleistet sie, dass Projektteams, Stakeholder und Führungskräfte auf dem gleichen Stand sind und Projektziele erreicht werden.
  • Organisationsfähigkeit
    Das Backoffice übernimmt die Verwaltung von Dokumenten, Terminen und Ressourcen, um den reibungslosen operativen Geschäftsablauf sicherzustellen. Das PMO hingegen konzentriert sich auf die strukturierte Planung und Koordination von Projekten und Aufgaben. Beide Bereiche verlangen ein hohes Maß an organisatorischem Geschick, um den jeweiligen Anforderungen gerecht zu werden.
  • Lösungsorientierung/ Problemlösungsfähigkeit
    Mitarbeitende in beiden Bereichen benötigen eine lösungsorientierte Vorgehensweise. Während es im Backoffice darum geht, administrative Herausforderungen effizient zu bewältigen, liegt der Fokus im PMO auf der Identifikation und Bewältigung von Projektrisiken.
  • Teamfähigkeit
    Im Backoffice fördert sie die effektive Unterstützung verschiedener Abteilungen, während sie im PMO die Koordination und Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten erleichtert, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
  • Technische Kompetenz
    Zur Bewältigung der täglichen Aufgaben, liegt im Backoffice der Fokus auf der Verwendung von Bürosoftware und Verwaltungssystemen, im PMO der Umgang mit speziellen Projektmanagement-Tools wie Jira, MS Project, Servity oder ServiceNow entscheidend, um komplexe Projekte zu koordinieren.
  • Zuverlässigkeit
    Zuverlässigkeit bildet die Grundlage für erfolgreiche Zusammenarbeit. Im Backoffice sichert sie präzise und fristgerechte Abläufe wie Abrechnungen, Dokumentenmanagement und Terminplanungen, die direkt den Betrieb beeinflussen. Im PMO schafft sie Stabilität durch die Einhaltung von Deadlines, pünktliche Berichterstattung und die konsequente Umsetzung von Zusagen. Dies stärkt das Vertrauen aller Beteiligten und ermöglicht effektives Arbeiten an gemeinsamen Zielen.

Der Erfolg liegt in den Menschen und ihrer Zusammenarbeit

Kompetente, engagierte und empathische Mitarbeitende bilden im Backoffice wie auch im PMO die Grundlage dafür, dass Prozesse reibungslos ablaufen, Ziele erreicht und Herausforderungen gemeistert werden können. Um ihre volle Wirkungskraft entfalten zu können, benötigen sie die notwendige Unterstützung aus allen anderen Bereichen des Unternehmens.  

Nur ein Backoffice, das nahtlos mit den operativen Abteilungen kooperiert, und ein PMO, das von Projektteams und Führungskräften aktiv eingebunden wird, können ihr volles Potenzial entfalten.  Durch Teamwork, wenn alle Beteiligten gemeinsam an einem Strang und in die gleiche Richtung ziehen, entstehen Strukturen, die Effizienz und Stabilität fördern und den Weg für nachhaltigen Erfolg ebnen.

Bei der Sanssouci-ITSM GmbH leben wir „Teamwork“ in allen Bereichen und sind stolz auf das, was wir gemeinsam als Team bereits erreicht haben. Um sicherzustellen, dass wir auch in den kommenden Jahren gesund weiterwachsen, legen wir großen Wert darauf, dass neue Teammitglieder unsere Werte teilen – Experten mit Werten.  

Weitere Informationen zu unserem Team gibt es hier: www.sanssouci-itsm.de/unternehmen/team. Für alle, die Interesse an einem Einstieg in unser Team haben, gibt es hier einen Überblick über unsere aktuellen Stellenanzeigen und den Bewerbungsprozess: www.sanssouci-itsm.de/unternehmen/karriere.