Vom Excel-Chaos zur zentralen Datenbasis: Unser CRM-Modul in Servity

Wer kennt das nicht: Kundendaten in einer Excel-Tabelle, Vertragslaufzeiten in einer anderen, Gesprächsnotizen irgendwo in einer E-Mail vom letzten Quartal, und die entscheidende Frist für die Bieterfrage? Die hat jemand im Kalender. Vielleicht.

Genau hier begann für uns die Frage, die viele unserer Kunden kennen: Wie verwaltet man Kundenbeziehungen, Opportunities und Verträge so, dass alle Beteiligten jederzeit denselben Stand haben ohne doppelte Pflege, ohne Suchaufwand und ohne stille Fristen?

Unsere Antwort: ein CRM-Modul, das wir direkt in Servity entwickelt haben.

Warum Servity – und nicht ein fertiges CRM?

Als IT-Service-Management-Beratung, die ihren Kunden ITIL-konforme Prozesse empfiehlt, haben wir einen klaren Anspruch an uns selbst: Was wir in Unternehmen integrieren, leben wir auch intern. Das bedeutet: einheitliche Datenbasis, klare Verantwortlichkeiten, durchgängige Prozesse. Kein Flickenteppich aus Insellösungen.

Ein externes CRM hätte uns ein weiteres System gebracht. Servity als Plattform dagegen ermöglicht es uns, Kundendaten, Serviceprozesse und Vertragsinformationen in einer einzigen Umgebung zu verwalten und aufeinander zu beziehen.

Was das Modul kann

Das Servity CRM bildet die zentrale Plattform zur Verwaltung von Kundenbeziehungen, Kontakten und Vertriebsaktivitäten vom ersten Erstkontakt bis zur laufenden Vertragspflege.

• Accounts und Kontakte zentral steuern: Kundenstammdaten werden einmalig gepflegt und stehen allen Vertriebs- und Serviceprozessen als einheitliche Datenbasis zur Verfügung um doppeltes Einpflegen und Versionswirrwarr zu vermeiden.

• Opportunities strukturiert verfolgen: Verkaufschancen werden über den gesamten Vertriebszyklus hinweg nachverfolgt von der ersten geschäftlichen Anbahnung bis zum abgeschlossenen Vertrag. Gesprächsnotizen und Statusänderungen sind direkt am Datensatz dokumentiert.

• Verträge nahtlos integrieren: CRM- und Vertragsdaten sind bidirektional verknüpft. Wer einen Kunden aufruft, sieht sofort den aktuellen Vertragsstatus und umgekehrt.

• Fristen aktiv im Griff: Das System erinnert die zuständigen Personen automatisch an alle relevanten Termine: Bieterfragen, Angebotsabgabe, Auftragseingang, Zuschlagsdatum, Wiedervorlagen. Nichts fällt mehr durchs Raster, weil es nur im Kalender einer einzelnen Person stand.

Eat your own dog food

Wir nutzen das Modul derzeit intern – und das bewusst. Bevor wir eine Lösung zu unseren Kunden tragen, wollen wir sie selbst in der täglichen Praxis erprobt haben. Was funktioniert, was fehlt noch, wo schleichen sich Umgehungslösungen ein? Diese Fragen beantworten wir lieber an uns selbst als auf Kosten unserer Kunden.

Langfristig ist geplant, das Modul auch extern verfügbar zu machen: für Unternehmen, die ihre Kundenbeziehungen und Vertragsmanagement auf einer ITSM-Plattform konsolidieren möchten, ohne ein zusätzliches System einzuführen.

Interesse?

Wenn Sie sich in der Ausgangslage wiederfinden – Kundendaten verteilt, Fristen manuell gepflegt, kein durchgängiger Blick vom Erstkontakt bis zum Vertrag – sprechen Sie uns an. Wir zeigen Ihnen, wie wir das intern gelöst haben, und diskutieren gerne, ob und wie ein ähnlicher Ansatz für Ihre Organisation passt.

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Mehr über Servity finden Sie auf unserer Webseite: Servity | Enterprise Service Management

_{Yannik Blank - Junior Consultant}

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