Viele Unternehmen investieren aktuell in ServiceNow Strategic Portfolio Management (SPM), um mehr Transparenz in ihre Projektlandschaft zu bringen. Die Erwartungen sind hoch: bessere Steuerung, klarere Priorisierung und ein fundierter Überblick über Kosten, Ressourcen und Fortschritt.
In der Praxis zeigt sich jedoch schnell ein anderes Bild. Die Plattform ist leistungsfähig, aber der gewünschte Überblick bleibt häufig aus. Projekte wirken unstrukturiert, Reports sind schwer vergleichbar und selbst einfache Fragen lassen sich nicht zuverlässig beantworten.
Der Grund dafür liegt selten im Tool selbst. Entscheidend ist vielmehr, wie die zugrunde liegende Struktur aufgebaut ist.
Wie ein strukturierter Überblick aussehen kann, zeigt ein typisches Dashboard in ServiceNow SPM:
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SPM entfaltet seinen Nutzen erst dann, wenn die zugrunde liegende Struktur sauber definiert ist. Eine bewährte Vorgehensweise ist die klare Trennung in Portfolio, Programme und Projekte.
Das Portfolio bildet die strategische Ebene und orientiert sich typischerweise an organisatorischen Einheiten oder größeren Themenfeldern. Programme bündeln zusammengehörige Initiativen und schaffen eine inhaltliche Klammer. Projekte wiederum sind die konkrete Umsetzungsebene, auf der geplant, gesteuert und berichtet wird.
Diese Hierarchie wirkt zunächst selbstverständlich, wird in der Praxis aber häufig unscharf umgesetzt. Projekte werden ohne klaren Bezug angelegt, Programme dienen eher als Sammelcontainer und das Portfolio verliert seine strategische Aussagekraft. Genau an dieser Stelle beginnt der Verlust an Transparenz.
Ein weiterer kritischer Punkt ist die Frage nach der richtigen Detaillierung. Gerade in größeren Organisationen entsteht schnell der Wunsch, Projekte weiter zu unterteilen.
Hier lohnt sich eine klare Regel: Zusätzliche Strukturstufen sollten nur dann eingeführt werden, wenn sie auch einen echten Mehrwert bieten. Ein Sub Project ist dann sinnvoll, wenn ein Teilbereich eine eigene Steuerung benötigt – etwa durch einen eigenen Verantwortlichen, einen separaten Zeitplan oder ein eigenes Budget. In allen anderen Fällen reicht eine saubere Task-Struktur vollkommen aus.
Ohne diese Abgrenzung entstehen unnötig komplexe Strukturen, die zwar detailliert wirken, aber in der Steuerung eher behindern als helfen.
Ein Thema, das häufig unterschätzt wird, ist die Benennung von Projekten. In vielen Umgebungen entwickeln sich Projektnamen historisch und individuell. Was für das einzelne Team sinnvoll erscheint, führt auf Portfolioebene schnell zu Inkonsistenzen.
Das Ergebnis ist ein System, das zwar Daten enthält, aber kaum auswertbar ist. Vergleiche werden schwierig, Filter greifen nicht sauber und Reports verlieren an Aussagekraft.
Eine klare Naming Convention schafft hier sofort Abhilfe. Entscheidend ist, dass relevante Informationen strukturiert im Namen enthalten sind, etwa Standort, Projekttyp, Lösung oder Phase. Noch wichtiger ist jedoch, dass diese Konvention verbindlich gilt und auch eingehalten wird.
Neben einer festen Namensstruktur empfiehlt sich der Einsatz von Tags. Während die Naming Convention für Ordnung sorgt, bieten Tags die notwendige Flexibilität für Auswertungen.
Standorte, Technologien, Projektphasen oder organisatorische Zuordnungen lassen sich über Tags sauber abbilden, ohne die Struktur der Projektnamen zu überladen. Besonders in großen Projektlandschaften entsteht so die Möglichkeit, sehr gezielt zu filtern und unterschiedliche Sichten auf die gleichen Daten zu erzeugen.
Die Kombination aus klarer Namenslogik und konsequent gepflegten Tags ist ein entscheidender Hebel für belastbares Reporting.
Eine gute Struktur allein reicht jedoch nicht aus. Entscheidend ist, dass die Daten auch konsequent gepflegt werden. Felder wie Portfolio-Zuordnung, Status, Verantwortlichkeiten oder Kosteninformationen müssen vollständig und korrekt befüllt sein.
In der Praxis zeigt sich häufig, dass genau hier die größte Schwachstelle liegt. Daten werden unvollständig angelegt, Felder unterschiedlich interpretiert oder im Zeitverlauf nicht aktualisiert. Das führt dazu, dass selbst gut gedachte Strukturen ihre Wirkung verlieren.
Datenqualität ist deshalb keine einmalige Aufgabe, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Klare Verantwortlichkeiten, einfache Pflegeprozesse und regelmäßige Überprüfungen sind hier entscheidend.
Entscheidend ist, dass zentrale Felder wie Status, Verantwortlichkeiten und Fortschritt konsequent gepflegt werden:
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ServiceNow SPM bietet alle Möglichkeiten, auch komplexe Projektlandschaften transparent zu steuern. Der Unterschied zwischen einem System, das nur Daten verwaltet, und einer Plattform, die echte Entscheidungen unterstützt, liegt jedoch in der Struktur und der Qualität der Daten.
Unternehmen, die hier konsequent vorgehen, erreichen schnell spürbare Verbesserungen: Projekte werden vergleichbar, Prioritäten klarer und Entscheidungen fundierter. Vor allem aber entsteht ein Überblick, der auch bei einer großen Anzahl von Projekten tragfähig bleibt.
Erst durch eine saubere Struktur wird eine echte Steuerung und Planung übergreifend möglich:
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Der Erfolg von SPM hängt weniger von der technischen Umsetzung ab als von der Klarheit der Struktur. Eine saubere Portfolio-Logik, definierte Regeln für die Detaillierung, konsistente Naming Conventions und eine hohe Datenqualität sind die entscheidenden Faktoren.
Wer diese Grundlagen schafft, nutzt ServiceNow nicht nur als System, sondern als echtes Steuerungsinstrument.
Für weiter Fragen wenden sie sich an uns: Ihre Sanssouci-ITSM als erfahrener und zertifizierter ServiceNow Partner.
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Steffen Wendel - Senior Consultant
